La trasformazione digitale della Pubblica Amministrazione è un processo complesso che richiede un approccio strutturato e conforme alle normative vigenti: un elemento chiave di questa transizione è la gestione documentale, che garantisce efficienza, trasparenza e sicurezza nella conservazione e nello scambio delle informazioni. Il manuale di gestione documentale, insieme alla figura del responsabile della gestione documentale, rappresenta un pilastro fondamentale per l’evoluzione digitale degli Enti Pubblici.
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Cos’è il manuale di gestione documentale
Il manuale di gestione documentale è un documento strategico che descrive il sistema di gestione dei documenti informatici di una Pubblica Amministrazione, stabilendo le regole e le procedure per la protocollazione, la classificazione, l’archiviazione e la conservazione ottimali dei documenti. Il suo scopo principale è garantire un trattamento uniforme e conforme alle normative vigenti, promuovendo efficienza e trasparenza nell’amministrazione pubblica.
All’interno del manuale sono dettagliati i seguenti aspetti:
- Le modalità di utilizzo degli strumenti informatici per la formazione, la gestione e lo scambio dei documenti, sia all’interno che all’esterno dell’Ente;
- Le unità organizzative responsabili delle attività di registrazione di protocollo e di archiviazione;
- Le regole di assegnazione e inoltro dei documenti ricevuti;
- Le procedure per il rilascio delle abilitazioni di accesso al sistema documentale;
- La descrizione dei flussi di lavoro interni e dei processi amministrativi connessi;
- Le disposizioni sulla protezione dei dati personali e le misure di sicurezza informatica;
- Il piano di conservazione dei documenti digitali, con indicazione dei tempi di archiviazione e delle modalità di scarto;
- L’elenco dei formati di file da utilizzare per garantire interoperabilità e la durabilità dei documenti.
Il manuale non è un documento statico, ma deve essere periodicamente aggiornato per adeguarsi all’evoluzione tecnologica e normativa.
Chi è il Responsabile della Gestione Documentale
Il Responsabile della Gestione Documentale ha il compito di garantire l’attuazione delle normative in materia di gestione dei documenti. Si tratta, quindi, della figura chiave nella gestione documentale, incaricata di garantire l’organizzazione e il corretto funzionamento del sistema.
Il suo compito principale è assicurare la tenuta del protocollo informatico, la gestione dei flussi documentali e l’archiviazione dei documenti all’interno di ciascuna Area Organizzativa Omogenea (AOO). Nel caso in cui un’Amministrazione sia articolata in più AOO, viene nominato anche un coordinatore della gestione documentale per garantire uniformità e coerenza nei processi tra le varie aree.
Il Responsabile della Gestione Documentale deve anche predisporre il manuale di gestione documentale, il documento che stabilisce le regole per la corretta gestione dei documenti informatici, garantendo al contempo che tutte le operazioni di registrazione e segnatura di protocollo siano svolte nel rispetto delle normative vigenti, vigilando affinché il personale autorizzato segua le procedure stabilite.
Un altro aspetto cruciale del suo ruolo è la conservazione del registro giornaliero di protocollo, documento fondamentale per tracciare l’attività amministrativa. Il responsabile definisce anche le modalità di utilizzo degli strumenti informatici, assicurando che i documenti siano prodotti e scambiati in modo efficiente e sicuro.
Infine, ha il compito di verificare periodicamente che il piano di classificazione dei documenti sia coerente con i procedimenti amministrativi in corso e di curare la sicurezza del sistema informatico nel suo insieme, adottando misure adeguate per la protezione dei dati e la continuità operativa. In questo senso, lavora insieme al Responsabile della Transizione Digitale.
Gestione documentale e Piano Triennale per l’Informatica, due leve di digitalizzazione
La gestione documentale non è solo un adempimento formale, ma un elemento strategico che si inserisce all’interno del Piano Triennale per l’Informatica, il documento programmatico che guida la digitalizzazione della Pubblica Amministrazione.
L’integrazione tra gestione documentale e strategia digitale consente di:
- Standardizzare i processi amministrativi, riducendo tempi e costi operativi;
- Garantire interoperabilità tra Amministrazioni, favorendo lo scambio sicuro di documenti e dati;
- Migliorare la sicurezza e la protezione delle informazioni, adottando sistemi avanzati di gestione e conservazione digitale;
- Facilitare la transizione al digitale, grazie all’automazione dei processi e all’uso di strumenti innovativi.
Il Responsabile della Gestione Documentale, dunque, opera in sinergia con il Responsabile per la Transizione Digitale, svolgendo un ruolo determinante per implementare questi obiettivi e assicurando che la trasformazione digitale della PA sia efficace, sicura e conforme alle normative.
Obblighi della PA e rischi connessi al mancato adempimento in materia di gestione documentale
Le pubbliche amministrazioni hanno l’obbligo di adottare il manuale di gestione documentale e di nominare il Responsabile della Gestione Documentale, pubblicando entrambe le informazioni nella sezione “Amministrazione Trasparente” del proprio sito istituzionale.
Secondo il Piano Triennale per l’Informatica, come previsto dalla Linea di Azione RA3.3.1, tutti i Comuni devono adempiere a questi obblighi entro giugno 2025. Il mancato rispetto di questa scadenza può comportare conseguenze significative, quali:
- Inefficienza amministrativa, con difficoltà nella gestione e nella reperibilità dei documenti;
- Mancanza di trasparenza, con conseguenti problemi di accountability, ossia trasparenza nei confronti dei cittadini;
- Rischi di sanzioni, poiché l’AGID ha avviato attività di monitoraggio per verificare l’attuazione delle disposizioni normative.
Per assicurare la conformità, le amministrazioni devono adottare un approccio proattivo, aggiornando costantemente il manuale e monitorando l’efficacia del sistema di gestione documentale. NovaServ, con la sua esperienza nell’outsourcing per la PA, supporta le amministrazioni in questo percorso, offrendo soluzioni e consulenza per una gestione documentale efficiente, soprattutto per quegli Enti che hanno necessità di integrazione di competenze interne e di supporto operativo.
