Tutti i documenti prodotti, ricevuti o diversamente acquisiti (anche quelli non protocollati) dall’Ente devono essere oggetto di classificazione e conservazione al fine di garantire la trasparenza e la tracciabilità della comunicazione. Il piano di classificazione dei documenti è basato sul Titolario, che ordina secondo uno schema logico le funzioni e i compiti svolti dall’Ente.
I documenti ricevuti e prodotti sono aggregati o inseriti in fascicoli, costituiti in modo che ciascuno rappresenti l’insieme omogeneo dei documenti riferiti a uno stesso procedimento amministrativo o in serie costituite da tipologie documentali omogenee.
Gli Enti devono quindi elaborare un loro piano di fascicolazione sulla base del titolario utilizzato.
Halley fornisce un supporto concreto, volto alla predisposizione del piano di fascicolazione che ogni P.A. è chiamata ad adottare.
Il servizio ha lo scopo di fornire ai Comuni che utilizzano il titolario ANCI un Piano di fascicolazione per poter pianificare ordinatamente la sedimentazione del proprio archivio e poter adempiere quindi all’obbligo di gestire i fascicoli informatici. È inoltre previsto il caricamento in procedura dei fascicoli annuali approvati con il piano di fascicolazione.
Il servizio prevede la redazione del piano di fascicolazione standard basato sul titolario ANCI.
Oltre alla redazione del piano di fascicolazione, il servizio comprende la formazione necessaria a rendere gli operatori autonomi nella gestione della fascicolazione all’interno della procedura Protocollo Informatico.
Le attività che il tecnico Halley svolge sono:
- Redazione e consegna del piano di fascicolazione in base al titolario ANCI;
- Panoramica sull’applicazione e gestione del piano di fascicolazione;
- Caricamento in procedura dei fascicoli annuali previsti nel piano di fascicolazione dopo approvazione da parte dell’Ente;
- Formazione della durata di 2 ore sull’utilizzo dei fascicoli all’interno della procedura Protocollo Informatico.
